Scenario's

  • Je wilt deelnemers uitnodigen voor een praktijkdag, examen moment in de klas, een online event, een webinar of een ander georganiseerd event.
  • Het event vind plaats op meerdere dagen/tijdstippen en je wilt deelnemers de gelegenheid geven om een gewenst tijdstip te kiezen.
  • Je wilt bijhouden welke deelnemers wanneer komen.
  • Je wilt het event pas door laten gaan bij een minimaal aantal deelnemers
  • Je wilt een limiet instellen voor hoeveel deelnemers er maximaal kunnen deelnemen.

Nodige rollen om dit uit te voeren

Beheerder en Ontwerper


Omdat je een event in meerdere learning journeys beschikbaar kunt maken, stel je dit op hoog niveau in. Ga naar de tab Events.


1) Maak een event aan

Klik op + Event om een nieuw event aan te maken.


2) Vul de details in van het event

Geef het event een beschrijving, datum, tijd en locatie. 

Uitschrijving beperken

Voeg een annuleringstermijn toe om aan te geven tot welke periode de ingeschreven deelnemers zichzelf kunnen uitschrijven. Hiermee voorkom je last-minute uitschrijvingen.


3) Bepaal het event type

In dit artikel gaan we uit van een event wat fysiek plaatsvind. Maar neem gerust een kijkje in het artikel Een online event organiseren.  


4) Koppel begeleiders aan het event

Dit doe je door onder de tab Begeleiders op Selecteer begeleider te klikken. Deze personen kunnen het event bekijken (onder de tab Begeleiden --> tab Events) en zien welke deelnemers zich hebben aangemeld.

Als bij Beoordeling iets is ingesteld (zie hieronder), dan kunnen zij ook een beoordeling geven.

Begeleiders hebben ook de mogelijkheid om de Video conferencing of webinar link aan te passen.

Artikelen die kunnen helpen bij deze stap

5) Stel het aantal deelnemers in

Vul bij minimum het aantal aanmeldingen in dat nodig is om het event door te laten gaan. Deelnemers zien bij het event ook of er genoeg deelnemers zijn.
Bij maximum kun je instellen hoeveel deelnemers zich maximaal kunnen aanmelden. Wanneer dat is bereikt, worden er geen nieuwe aanmeldingen geaccepteerd.


6) Stel een beoordeling in (optioneel)

Onder de tab Beoordeling kun je instellen of deelnemers een beoordeling moeten krijgen op het event. Standaard staat dit uit (Geen beoordeling). 

Aanwezigheidsregistratie

Een event kun je ook gebruiken voor aanwezigheidsregistratie. Kies dan voor Aanwezigheid als beoordelingstype waarmee begeleiders moeten aangeven of een deelnemer 'Aanwezig' of 'Afwezig' was.

Wanneer een begeleider een event beoordeeld, wordt er een notificatie naar de deelnemer verstuurd.


7) Geef het event de juiste status

Bovenaan de pagina kun je de Event status aanpassen. Standaard staat deze op Niet bevestigd, als je zeker weet dat het event doorgaat kun je hem op Bevestigd zetten. Of op Annuleren om het event te annuleren. Wanneer deze status wordt gewijzigd, krijgen alle aangemelde deelnemers hierover een notificatie per mail.

Degene met de rol 'Omgevingsbeheerder' kan de tekst van de notificaties 'Event status gewijzigd' en 'Event beoordeeld' aanpassen. Zie hiervoor ook Notificatiemails aanpassen.

De Inschrijving staat standaard op Open. Door deze op Gesloten te zetten, kunnen deelnemers zich niet meer aanmelden.


8) Maak een event activiteit aan in het template

Dit is een stap voor de ontwerper. Klik via de tab Templates op de knop Aanpassen bij het template waar het event in moet komen. Klik op en kies voor Event. Mocht het template al gepubliceerd zijn, dan kun je de activiteit direct publiceren.

Artikelen die kunnen helpen bij deze stap:
  • Tutorial: Hoe zet ik een simpel leerpad op?
    Stap 2 - Leerpad maken 
  • Template publiceren


9) Koppel het event aan de activiteit

Ga hiervoor naar de tab Templates en klik op Instellingen bij de uitvoering. Klik onder de tab Activiteiten op Beheer Events.

Klik op Selecteer Event om het juiste event toe te voegen. 

Als je wilt kun je ook meerdere events koppelen. Nadat je op Update hebt geklikt, kunnen deelnemers zichzelf inschrijven.

Verplicht event

Zijn de deelnemers verplicht om de bijeenkomst te bezoeken? Zet dan ook het vinkje Schrijf deelnemers direct in het event wanneer zij met de cursus beginnen aan. Je kunt dit vinkje alleen aanzetten als je één event koppelt aan de activiteit.

Deelnemers hebben dan nog wel de mogelijkheid om zichzelf uit te schrijven. Als je dit wilt voorkomen, kun je de instelling 'Uitschrijven beperken' gebruiken zoals in stap 2 beschreven staat.

Je kunt een event niet meer van de uitvoering koppelen zodra een deelnemer zichzelf heeft ingeschreven.

Gerelateerde artikelen

  • Tags toevoegen aan events