Dit artikel is een uitbreiding op stap 3 uit Events aanmaken. Meer informatie over de algemene instellingen, of events op locatie vind je daarin terug. 

Scenario's

  • Je wilt deelnemers uitnodigen voor een online event of webinar. 
  • Je wilt een geplande bijeenkomst omzetten naar een online variant. 
  • Je wilt één gezamenlijke online sessie organiseren met alle deelnemers in een groep, die daarna in kleine groepjes online verder praten (break-out rooms). 
  • Je wilt je deelnemers en begeleiders niet belasten met het aanmaken van een account bij een online video conferencing tool. 

Nodige rollen om dit uit te voeren

Beheerder, Ontwerper en begeleider


1) Kies voor het online event type 

Dit vind je terug onder Details bij de instellingen van het event.

aNewSpring videoconferencing

Het voordeel van deze optie is dat je zonder externe tool, direct in aNewSpring een bijeenkomst kunt laten plaatsvinden. Deelnemers en begeleiders hoeven hierdoor niet elders een account aan te maken. 

Bij andere tools heb je ook vaak een limiet voor het aantal rooms of deelnemers wat je tegelijkertijd kunt hebben, in aNewSpring zit er geen limiet aan. 

Dit is een extra betaalde service in aNewSpring, op onze website vind je hier meer informatie over en kun je de functionaliteit aanvragen.

Zodra het aangezet is, zul je in de instellingen bij Extra Functionaliteiten een nieuwe optie vinden, aNewSpring videoconferencing, die je moet aanzetten om er gebruik van te kunnen maken. 

Deelnemers kunnen zich hiervoor van tevoren inschrijven, net zoals dat gaat bij een offline event. 

Hiervoor klikken ze bij de eventactiviteit op de knop Inschrijven

In stap 8 van het artikel Events aanmaken kun je vinden hoe je meerdere events koppelt aan een activiteit, zodat deelnemers kunnen kiezen aan welke bijeenkomst ze willen deelnemen. 

Binnen de activiteit zien ze wanneer het precies plaatsvind en klikken ze nogmaals op Inschrijven. 

Wanneer het tijd is om aan het online event mee te doen, kunnen ze het ingestelde aantal minuten voor aanvang al Deelnemen.  

Voor het begint komen ze eerst terecht in de lobby waar ze de browser toestemming moeten geven om hun camera en microfoon te gebruiken. Door weer op Deelnemen te klikken, komen ze terecht in de bijeenkomst waar ze de anderen zullen zien. 

In deze tool is het mogelijk om je scherm te delen. 

De aNewSpring videoconferencing is nog niet beschikbaar in de iOS aNewSpring app.

Inzicht in verbruik

Met de aNewSpring video conferencing tool heb je ook inzicht in hoeveel er gebruik wordt gemaakt van deze functionaliteit. Ga hiervoor naar de tab Instellingen en kijk bij de Extra functionaliteiten.


Externe videoconferencing of webinar tool

Kies deze optie als je gebruik wilt maken van een externe webinar tool buiten aNewSpring om. In principe kun je elke tool gebruiken die de optie biedt om een webinar of online meeting via een enkele link bij te wonen. Voorbeelden van tools zijn:

Als elke deelnemer een aparte link moet krijgen, wordt dat helaas niet ondersteund.


Break-out rooms instellen

Wil je eerst een algemene online sessie met iedereen, en daarna de deelnemers in verschillende rooms zetten? Maak dan voor de algemene online sessie en de rooms aparte online events aan. Stel voor elke room een limiet in voor het aantal deelnemers. 


Event of webinaractiviteit?

Bij een online event moet een deelnemer zich eerst aanmelden en kun je ze de optie bieden om te kiezen tussen meerdere datums en tijden. Als je simpelweg een webinar in je learning journey wilt plaatsen waar deelnemers zich niet voor hoeven aan te melden, dan kun je hiervoor de webinar-activiteit inzetten.