○ Een online event organiseren
Dit artikel is een uitbreiding op stap 3 uit Events aanmaken. Meer informatie over de algemene instellingen, of events op locatie vind je daarin terug.
Scenario's
- Je wilt deelnemers uitnodigen voor een online event of webinar.
- Je wilt een geplande bijeenkomst omzetten naar een online variant.
- Je wilt één gezamenlijke online sessie organiseren met alle deelnemers in een groep, die daarna in kleine groepjes online verder praten.
- Je wilt je deelnemers en begeleiders niet belasten met het aanmaken van een account bij een online video conferencing tool.
Nodige rollen om dit uit te voeren
Beheerder, Ontwerper en begeleider
1) Kies voor het online event type
Dit vind je terug onder Details bij de instellingen van het event.
aNewSpring videoconferencing
Het voordeel van deze optie is dat je zonder externe tool, direct in aNewSpring een bijeenkomst kunt laten plaatsvinden. Deelnemers en begeleiders hoeven hierdoor niet elders een account aan te maken.
Bij andere tools heb je ook vaak een limiet voor het aantal rooms of deelnemers wat je tegelijkertijd kunt hebben, in aNewSpring zit er geen limiet aan.
Dit is een extra betaalde service in aNewSpring.
Zodra het aangezet is, zul je in de instellingen bij Extra Functionaliteiten een nieuwe optie vinden, aNewSpring videoconferencing, die je moet aanzetten om er gebruik van te kunnen maken. Op onderstaande website vind je meer informatie over de Videoconferencing Tool van aNewSpring:
Start een videoconferentie
Deelnemers kunnen zich hiervoor van tevoren inschrijven, net zoals dat gaat bij een offline event.
Hiervoor klikken ze bij de eventactiviteit op de knop Inschrijven.
In stap 8 van het artikel Events aanmaken kun je vinden hoe je meerdere events koppelt aan een activiteit, zodat deelnemers kunnen kiezen aan welke bijeenkomst ze willen deelnemen.
Binnen de activiteit zien ze wanneer het precies plaatsvindt en klikken ze nogmaals op Inschrijven.
Wanneer het tijd is om aan het online event mee te doen, kunnen ze het ingestelde aantal minuten voor aanvang al Deelnemen.
Voor het begint komen ze eerst terecht in de lobby waar ze de browser toestemming moeten geven om hun camera en microfoon te gebruiken. Door weer op Deelnemen te klikken, komen ze terecht in de bijeenkomst waar ze de anderen zullen zien.
In deze tool is het mogelijk om je scherm te delen.
De videoconferencingtool is nog niet beschikbaar in de aNewSpring app.
Inzicht in verbruik
Met de aNewSpring video conferencing tool heb je ook inzicht in hoeveel er gebruik wordt gemaakt van deze functionaliteit. Ga hiervoor naar de tab Instellingen en kijk bij de Extra functionaliteiten.
Externe videoconferencing of webinar tool
Kies deze optie als je gebruik wilt maken van een externe webinartool buiten aNewSpring om.
Een aantal voorbeelden van tools die je kunt gebruiken kun je vinden in het artikel Webinar- of videoconferencingtool koppelen in aNewSpring
Microsoft Teams mag niet worden afgespeeld in een iFrame. Kies daarom voor de optie In een nieuw scherm wanneer je gebruik maakt van Microsoft Teams.
Meerdere videoruimtes instellen
Wil je eerst een algemene online sessie met iedereen, en daarna de deelnemers indelen in groepjes zodat ze met elkaar aan de slag gaan?
Maak dan voor de algemene online sessie een apart event aan en plaats deze in een eventactiviteit.
Je maakt vervolgens net zoveel online events aan dan je groepjes hebt, met een limiet voor het aantal deelnemers. Plaats al deze events in één activiteit. Deelnemers hebben dan de mogelijkheid om zich in te schrijven voor één groepje.
Hoe je events verder instelt en koppelt aan activiteiten kun je vinden in het artikel Events aanmaken.
Event of webinaractiviteit?
Bij een online event moet een deelnemer zich eerst aanmelden en kun je ze de optie bieden om te kiezen tussen meerdere datums en tijden. Als je simpelweg een webinar in je learning journey wilt plaatsen waar deelnemers zich niet voor hoeven aan te melden, dan kun je hiervoor de webinar-activiteit inzetten.
Wil je meer leren over events en webinars? Volg dan een korte learning journey over dit onderwerp in onze Academy. Klik op onderstaande link:
Mini Masterclass - Events & Webinars