○ Deelnemers van events beheren
Scenario's
- Een bijscholing voor je medewerkers gaat pas door met 15 personen. De teller staat op 12, als beheerder voeg je nog 3 medewerkers handmatig toe.
- Een deelnemer heeft zich ingeschreven voor een event, maar laat via een mail weten toch niet te komen. Door hem zelf uit te schrijven, komt er weer een plekje vrij voor een andere deelnemer.
- Je hebt een eventactiviteit aangemaakt met meerdere tijdstippen waarop een bijscholing gaat plaatsvinden. Deelnemers hebben hun datum gekozen en zich ingeschreven. Voor een aantal data vervalt de bijeenkomst. Door de deelnemers bulk uit te schrijven van het event kunnen zij weer een andere datum kiezen.
- Je wilt tijdens een bijeenkomst een presentielijst bijhouden.
- Je hebt een event met een beperkte hoeveelheid plaatsen, maar hebt van tevoren geen idee hoeveel animo ervoor is. Je hebt daarom een extra event aan de activiteit toegevoegd die fungeert als wachtlijst waar deelnemers zich voor kunnen inschrijven als de officiële bijeenkomst vol zit. Hiermee kun je bepalen hoeveel extra events je nog gaat inplannen waar je de deelnemers op de wachtlijst naar kunt verplaatsen.
Nodige rollen
- Beheerder (met rechten om events te beheren)
én - Begeleider (en gekoppeld aan het event)
Vorige stap
Je kunt via verschillende wegen events beheren:
- Via de instellingen van de uitvoering, tabje Activiteiten.
- Onder de tab Begeleiden vind je een tab Events wanneer je events begeleidt.
- Of ga naar de tab Events en klik op Open bij een event.
Ga dan naar de tab Deelnemers om ze te beheren.
Je kunt de events waar een deelnemer op is ingeschreven ook beheren via de pagina. Klik achter de naam van de deelnemer open ga naar de tab Deelnemer.
Onder het kopje Ingeschreven events zie je op welke events de deelnemer in ingeschreven en bij welke uitvoering dit event hoort. Je kunt de deelnemer hier ook uitschrijven van het event.
1) Deelnemers handmatig inschrijven
Klik hiervoor op de blauwe knop Deelnemer inschrijven. Een bulkactie is hier niet mogelijk, omdat een event ook kan voorkomen in meerdere activiteiten waar een deelnemer toegang tot heeft. Wanneer dat het geval is zal je na Inschrijven de keuze krijgen voor welke activiteit deze actie moet gelden.
Je kunt deelnemers op de hoogte brengen van de inschrijving. Dan zal de notificatie 'Event - Deelnemer ingeschreven' verstuurd worden.
2) Deelnemers uitschrijven
Wanneer je meerdere events aan een activiteit hebt gekoppeld en één daarvan gaat niet door, dan kun je het beste de deelnemers zelf Uitschrijven. Anders moeten de deelnemers dit eerst zelf doen voordat ze zich voor een andere datum kunnen opgeven.
3) Deelnemers overplaatsen naar een ander event
Je kunt deelnemers alleen verplaatsen naar events die in dezelfde activiteit geselecteerd zijn. Je kunt deze functie ook gebruiken om een reservelijst te vullen; lees hiervoor het laatste scenario in dit artikel.
4) Exporteer de lijst met deelnemers van een event
Onder de tab Beoordeling kun je aangeven dat er een beoordeling op basis van Aanwezigheid aan hangt. Om tijdens het event eenvoudig de aanwezigheid bij te houden kun je via de knop Meer de optie Download deelnemerslijst vinden.
Deze optie vind je ook terug op het overzicht van alle events onder de knop Meer.