○ Tutorial: Events aanmaken en toevoegen aan learning journeys
Scenario's
- Je wilt deelnemers uitnodigen voor een praktijkdag, examenmoment in de klas, een online event, een webinar of een ander georganiseerd event.
- Je wilt een bijeenkomst organiseren waar deelnemers van verschillende learning journeys aan kunnen deelnemen.
- Het event vindt plaats op meerdere dagen/tijdstippen en je wilt deelnemers de gelegenheid geven om een gewenst tijdstip te kiezen.
- Je wilt bijhouden welke deelnemers wanneer komen.
- Je wilt het event pas door laten gaan bij een minimaal aantal deelnemers
- Je wilt een limiet instellen voor hoeveel deelnemers er maximaal kunnen deelnemen.
Volg je liever een korte learning journey over events (en webinars)? Volg dan de Mini Masterclass in onze Academy en klik op onderstaande link:
Mini Masterclass - Events & Webinars
Nodige rollen om dit uit te voeren
Beheerder en Ontwerper
Omdat je een event in meerdere learning journeys beschikbaar kunt maken, stel je dit op hoog niveau in. Ga naar de tab Events.
1) Maak een event aan
Klik op + Event om een nieuw event aan te maken.
Heb je een event dat meerdere keren plaatsvindt, en waarbij deelnemers mogen kiezen aan welke ze deelnemen? Maak dan voor iedere bijeenkomst een apart event met een andere datum en/of tijd. Je kunt een event eenvoudig kopiëren via de knop Meer.
Events met een datum in het verleden worden voor deelnemers standaard verborgen, maar kunnen binnen de activiteit wel zichtbaar gemaakt worden.
2) Vul de details in van het event
Geef het event een beschrijving, datum, tijd en locatie.
Uitschrijving beperken
Voeg een annuleringstermijn toe om aan te geven tot welke periode de ingeschreven deelnemers zichzelf kunnen uitschrijven. Hiermee voorkom je last-minute uitschrijvingen.
3) Bepaal het event type
In dit artikel gaan we uit van een event wat fysiek plaatsvindt. Mocht je meer willen weten over een online event aanmaken, kijk dan in het artikel Een online event organiseren.
4) Stel het aantal deelnemers in
Vul bij minimum het aantal aanmeldingen in dat nodig is om het event door te laten gaan. Deelnemers zien bij het event ook of er genoeg deelnemers zijn.
Bij maximum kun je instellen hoeveel deelnemers zich maximaal kunnen aanmelden. Wanneer dat is bereikt, worden er geen nieuwe aanmeldingen geaccepteerd.
5) Stel een Event herinnering in
Onder het kopje Event herinnering kun je instellen of deelnemers een herinnering moeten ontvangen voordat het event plaatsvindt, door het vinkje aan te zetten bij Notificatie (stuur een herinnering per e-mail).
Bij de Notificatie timing stel je in hoe lang van tevoren de deelnemers deze herinnering moeten krijgen.
Bij Extra notities kan bijvoorbeeld extra informatie over het event worden geplaatst. Deze informatie wordt toegevoegd aan de herinnerings e-mail die deelnemers ontvangen.
Deelnemers die zijn ingeschreven op het event en begeleiders die zijn gekoppeld aan het event, ontvangen deze herinneringsmail.
6) Koppel begeleiders aan het event
Dit doe je door onder de tab Begeleiders op Selecteer begeleider te klikken. Deze personen kunnen het event bekijken (onder de tab Begeleiden --> tab Events) en zien welke deelnemers zich hebben aangemeld.
Als bij Beoordeling iets is ingesteld (zie hieronder), dan kunnen zij ook een beoordeling geven.
Begeleiders hebben ook de mogelijkheid om de Video conferencing of webinar link aan te passen.
Artikelen die kunnen helpen bij deze stap
7) Stel een beoordeling in (optioneel)
Onder de tab Beoordeling kun je instellen of deelnemers een beoordeling moeten krijgen op het event. Standaard staat dit uit (Geen beoordeling).
Je kunt de beoordelingstermen en -kleuren aanpassen die deelnemers zien.
Aanwezigheidsregistratie
Een event kun je ook gebruiken voor aanwezigheidsregistratie. Kies dan voor Aanwezigheid als beoordelingstype waarmee begeleiders moeten aangeven of een deelnemer 'Aanwezig' of 'Afwezig' was.
Wanneer een begeleider een event heeft beoordeeld, wordt er een notificatie naar de deelnemer verstuurd.
8) Geef het event de juiste status
Bovenaan de pagina kun je de Event status aanpassen. Standaard staat deze op Niet bevestigd, als je zeker weet dat het event doorgaat kun je hem op Bevestigd zetten. Of op Annuleren om het event te annuleren. Wanneer deze status wordt gewijzigd, krijgen alle aangemelde deelnemers hierover een notificatie per mail.
Degene met de rol 'Omgevingsbeheerder' kan de tekst van de notificaties 'Event status gewijzigd' en 'Event beoordeeld' aanpassen. Zie hiervoor ook Notificatiemails aanpassen.
De Inschrijving staat standaard op Open. Door deze op Gesloten te zetten, kunnen deelnemers zich niet meer inschrijven.
Alle events met een datum in het verleden, worden automatisch gesloten.
9) Maak een event activiteit aan in het template
Dit is een stap voor de ontwerper. Klik via de tab Templates op de knop Aanpassen bij het template waar het event in moet komen. Klik op en kies voor Event. Mocht het template al gepubliceerd zijn, dan kun je de activiteit direct publiceren.
Maak je gebruik van eventgroepen? Maak dan voor elk event uit de groep een aparte activiteit aan.
Artikelen die kunnen helpen bij deze stap:
10) Koppel één of meerdere events aan de activiteit
Events aan een activiteit koppelen via de Uitvoeringsinstellingen
Ga hiervoor naar de tab Templates en klik op Instellingen bij de uitvoering. Klik onder de tab Activiteiten op .
Klik op Selecteer Event om het juiste event toe te voegen.
Wanneer je gebruik maakt van eventgroepen, kun je in dit overzicht ook zien welke events aan welke groep gekoppeld zijn.
Je kunt hier ook meerdere events koppelen. Zo bied je deelnemers de mogelijkheid om een keuze te maken tussen verschillende data of tijdstippen. Wanneer ze zich voor eentje hebben ingeschreven, gaat de rest op slot.
Nadat je op Update hebt geklikt, is het event zichtbaar voor de deelnemers en kunnen ze zichzelf inschrijven.
Het event koppelen aan activiteiten via de Activiteiten tab op de Event pagina
Bij het instellen van event kun je via de tab Activiteiten het event direct koppelen aan één of meerdere Event activiteiten. De Event activiteiten moeten al aangemaakt zijn in de template(s).
Klik op Selecteer Event activiteit om één of meerdere Event activiteiten te selecteren waar het event aan moet worden gekoppeld.
Klik vervolgens op Toevoegen om de events aan de activiteiten te koppelen.
Deelnemers direct inschrijven voor het event.
Zijn de deelnemers verplicht om de bijeenkomst te bezoeken, of hebben ze zich al ingeschreven voor een event voor je ze gaat toevoegen aan de uitvoering? Zet dan ook het vinkje Schrijf deelnemers direct in het event wanneer zij met de cursus beginnen aan. Je kunt dit vinkje alleen aanzetten als je één event koppelt aan de activiteit.
Deelnemers hebben dan nog wel de mogelijkheid om zichzelf uit te schrijven. Als je dit wilt voorkomen, kun je de instelling 'Uitschrijven beperken' gebruiken zoals in stap 2 beschreven staat.
Alleen nieuwe deelnemers zullen worden toegevoegd aan dit event.
Je kunt een event niet meer van de uitvoering koppelen zodra een deelnemer zichzelf heeft ingeschreven.
Als je in de template de Agenda widget hebt aangezet, verschijnen de events waar de deelnemer op is ingeschreven ook in deze widget.
Volgende stappen
- Deelnemers van events beheren
Handmatig deelnemers in- en uitschrijven, overplaatsen en een deelnemerslijst downloaden. - Tags toevoegen aan events
Om een structuur in de events te brengen.