Als een deelnemer ingeschreven wordt voor een uitvoering, wordt er direct een licentie van het saldo afgeschreven die een jaar geldig is. Dit licentiejaar gaat in op het moment dat de deelnemer start met de cursus. Als hij na dat jaar nog ingeschreven staat voor een uitvoering die niet de status 'verlopen' heeft, zal er opnieuw een licentie worden afgeschreven, dat noemen we een renewal. Voorbeeld:

Deze renewals kun je beheren.


Klik via de tab Gebruikers op de knop Beheer Gebruikerslicenties.


Op deze pagina zie je alle deelnemers die potentieel verlengt gaan worden voor de datum die ingesteld staat. In onderstaande voorbeeld is dat 01/10/19. Je kunt de datum zover vooruit schuiven als je wilt.

https://cdn.elev.io/file/uploads/xl68RQ1IpGLEVwod5WjYWiaDhnCGwfTHcPEaKCpKNUI/FOEYJ7SAZ7CNsCPT3s_0RYgH4mgLPB1IJUD7CeZ3YSI/NL01-bUg.png

Licentiedatum

Dat is de datum waarop de licentie van de deelnemers zijn afgeschreven van het saldo. Dat gebeurd op het moment dat een deelnemer voor de eerste keer ingeschreven wordt voor een uitvoering.

De datum veranderd op het moment dat er een renewal wordt afgeschreven.

Voorbeeld: De licentie van Wessel Verboom is op 11 mei 2018 verlengt en als er op 11 mei 2019 nog een actieve inschrijving is, zal er weer opnieuw een licentie worden afgeschreven.
Verlengdatum

Deze datum is gebaseerd op de datum dat de licentie voor het eerst is geactiveerd. Dat gebeurd op het moment dat de deelnemer start. Daarna zal de deelnemer in de hierboven getoond lijst kunnen voorkomen.

Als beheerder heb je ook de mogelijkheid om de inschrijving handmatig te activeren.

Voorbeeld: Bij Mandy Vos staat er niets bij 'Laatste login' ingevuld. Ook al heeft zij niets gedaan in de leeromgeving, er is na een jaar toch nog een actieve inschrijving gevonden waardoor er een extra licentie is afgeschreven op 7 oktober 2017.
Aantal licenties

Dit geeft aan hoeveel licenties er al voor deze deelnemer zijn afgeschreven van het saldo.

Verlengbaar

Als er na een jaar nog een actieve inschrijving is bij een deelnemer, zal er standaard opnieuw een licentie van het saldo worden afgeschreven. Je kunt dit voorkomen door het schuifje te gebruiken of door deelnemers aan te vinken en te klikken op de knop Niet verlengbaar. In dat geval zal er geen renewal worden gerekend, maar zullen alle actieve inschrijvingen op 'Verlopen' komen te staan.  

Mocht je de deelnemer daarna alsnog willen verlengen, dan kun je Verlengbaar weer aanzetten.

Laatste login

De datum waarop de deelnemer voor het laatst ingelogd is geweest. Zo kun je makkelijk bepalen of je een deelnemer laat verlengen of niet.


Zullen voor alle deelnemers in de lijst die verlengbaar zijn een licentie afgeschreven worden op de verlengdatum?

Nee, dat is niet per se het geval. Als de eerste licentie nog niet is geactiveerd, wordt er geen extra licentie afgeschreven. De eerste licentie wordt geactiveerd wanneer een deelnemer aan een cursus begint of wanneer een beheerder dit handmatig van 'nieuw' naar 'actief' zet in de instellingen van de uitvoering.

Als de eerste licentie al wel is geactiveerd, wordt er alleen een extra licentie afgeschreven als de deelnemer op de verlengdatum nieuwe of actieve inschrijvingen heeft.

Verder is een uitvoering standaard een jaar toegankelijk voor deelnemers. Dus als je een deelnemer inschrijft voor één uitvoering met die instelling, dan zal er nooit een extra licentie worden gerekend, ook al staat zijn account op 'Verlengbaar'.


Wanneer kan ik renewals verwachten?

  • Als een uitvoering langer dan een jaar geldig is
  • Als je deelnemers inschrijft voor meerdere uitvoeringen waarvan de startdatum niet gelijk is.

Als je wilt kun je iedere eerste dag van de maand een overzicht krijgen in Excel met een overzicht van alle deelnemers waarvan de komende maand een renewal wordt afgeschreven. Mocht je dit graag willen, stuur ons support team dan het e-mailadres waarop je dit graag wenst te ontvangen.


Gerelateerde artikelen

  • Cursusuitvoering instellingen - Tab Instellingen
    Waar je de houdbaarheidsinstellingen kunt aanpassen. De uitvoering is standaard een jaar toegankelijk voor deelnemers.
  • Cursusuitvoering instellingen - Tab: Deelnemers
    Waar je de inschrijving handmatig kunt activeren voor deelnemers.
  • Het kopen van licenties