Scenario's

  • Je hebt een ruim aanbod van korte learning journeys. Alle deelnemers mogen zelf bepalen waar ze aan deelnemen en waar ze mee stoppen.
  • Jouw deelnemers schaffen een abonnement aan om toegang te krijgen tot het aanbod van learning journeys in de catalogus.
  • Je wilt zo min mogelijk tijd besteden aan het administratieve gedeelte om deelnemers in- en uit te schrijven voor uitvoeringen.   
  • Je biedt 'Incorporate trainingen' aan. Alle producten zijn beschikbaar voor alle medewerkers tot ze uit dienst gaan.
  • Jouw deelnemers worden ingeschreven op een profiel. Welke learning journeys ze gaan volgen om de competenties te halen, laat je aan de deelnemers zelf over. 

Rollen

Beheerder, Reseller

In deze tutorial gaan we ervan uit dat de templates die je in de catalogus beschikbaar wilt maken, al gepubliceerd zijn of klaar staan om gepubliceerd te worden.   

We beginnen bij detab. Klik op bij de template die je beschikbaar wilt maken in de catalogus voor deelnemers.

1) Zet de widget 'Inschrijving' aan

Om ervoor te zorgen dat deelnemers zichzelf kunnen uitschrijven uit de uitvoering, moet je de widget Inschrijving aanzetten. Zodra je de juiste instellingen hebt gedaan, kunnen deelnemers daar de 'Inschrijving beëindigen'. 

2) Stel in dat deelnemers zichzelf mogen uitschrijven

Widgets zijn alleen te zien als er iets in getoond kan worden. Dus als je de template nu zou testen, zal je de widget Inschrijving niet zien. Hiervoor is het nodig om in te stellen dat deelnemers zichzelf mogen uitschrijven. Je kunt dit op twee plaatsen doen:

a) Standaard instantieer instellingen

Dit is op het niveau van de template en het heeft zo zijn voordelen om het hier al in te stellen. Allereerst kun je de widget dan ook zien als je de template test. Een tweede voordeel is dat de instelling op dit niveau ook doorwerkt in de uitvoeringen die je later gaat maken. Zo heb je er geen omkijken meer naar.

Klik in de template op de knopen Instellingen in het menu.

Vink dan de volgende opties aan: Deelnemers kunnen zichzelf uitschrijven en Deelnemers kunnen de uitvoering opnieuw activeren.

Zijn er al uitvoeringen aangemaakt bij dit template? Let dan op dat alles wat je hier instelt, geen invloed heeft op bestaande uitvoeringen. 

b) De instellingen van de uitvoering

Per uitvoering vind je dezelfde instellingen terug als hierboven. Ga in de template naar de tab en klik op de naam van de uitvoering om naar de Instellingen te gaan. Je vindt de bovengenoemde vinkjes onder het kopje Deelnemersinstellingen.

Hoe je een uitvoering aanmaakt vind je in het artikel Uitvoeringen aanmaken bij een gepubliceerd template.

3) Bepaal de houdbaarheidsinstellingen

Op de pagina's beschreven bij a en b van de vorige stap kun je ook bepalen hoelang een uitvoering toegankelijk mag zijn voor deelnemers. Dit staat standaard op een jaar omdat een deelnemerslicentie in aNewSpring ook een jaar geldig is. Na dat jaar is de uitvoering niet meer actief. 

Maar wanneer deelnemers zichzelf mogen in- en uitschrijven, betekent het ook dat ze verlopen uitvoeringen weer kunnen activeren. 

Je zou daarom kunnen overwegen om de houdbaarheidsinstellingen uit te zetten. Dit betekent echter wel dat er voor alle deelnemers ieder jaar een licentie afgeschreven zal worden. Er zijn wel manieren om dat te voorkomen. Hoe je het beheer van deelnemers kunt aanpakken, vind je in stap 6.

4) Zet de uitvoering in een product in de catalogus

Volg hiervoor de Tutorial: Een learning journey als product in de catalogus zetten en let hierbij op het volgende: 

Stap 2
Maak de catalogus alleen beschikbaar in ingelogde staat zodat personen van buitenaf niet zomaar kunnen deelnemen. 

Stap 4
Maak geen gebruik van toegangscodes maar koppel de uitvoering direct aan het product.

Stap 7
Zet de aankoopmethode op Gratis (direct toegang). Wanneer deelnemers moeten betalen om de learning journeys te volgen dan kun je het betaalproces het beste buiten aNewSpring regelen. 

5) Geef deelnemers toegang tot de leeromgeving

Voordat deelnemers toegang krijgen tot de catalogus, moet je hen een account geven in de leeromgeving. Dat kun je op meerdere manieren doen. 

a) Handmatig

Als je nog niet zoveel deelnemers hebt, kun je overwegen om deelnemers handmatig in te voeren in de leeromgeving.

b) Via een importbestand

Wanneer je meer dan 10 deelnemers tegelijk een account wilt geven, kun je beter gebruik maken van een importbestand. 

Maak zeker gebruik van deze manier wanneer je in Stap 6 voor b kiest. Je kunt dan het importbestand gebruiken om de licentie niet automatisch verlengbaar te maken. Voeg hiervoor de kolom Renewable toe met als waarde 'no'.

c) API, eventueel in combinatie met SSO

Heb je veel deelnemers of medewerkers die je ook uit aNewSpring moet halen wanneer ze uit dienst gaan, dan kun je overwegen om gebruik te maken van de API. Hiermee kun je een koppeling maken tussen aNewSpring en een administratiesysteem. Wanneer je deelnemers/medewerkers toevoegt, deactiveert of verwijdert in het administratiesysteem zorgt de koppeling ervoor dat dit ook in aNewSpring gebeurt.

Je kunt nog een stapje verder gaan en een SSO koppeling maken met aNewSpring. 

In de volgende artikelen lees je hier meer over: 

6) Deelnemers en de licenties beheren

Er zal elk jaar een licentie worden afgeschreven voor je deelnemers wanneer uitvoeringen geen einddatum hebben en licenties van deelnemers verlengbaar zijn. Daarom is het wel nodig om de licenties van deelnemers te beheren.  Als je gebruik maakt van een API-koppeling, dan kun je het deactiveren van deelnemers regelen via het administratiesysteem. Doe je alles in aNewSpring dan kun je op twee manieren te werk gaan. 

a) Deelnemers krijgen net zolang toegang totdat jij bepaalt wanneer het stopt

Ontvang iedere eerste dag van de maand een overzicht in Excel waarin je kunt zien voor welke deelnemers de komende maand een licentie (renewal) zal worden afgeschreven. 

Deelnemers die je niet nog een jaar toegang wilt geven, kun je archiveren. Gearchiveerde deelnemers kunnen niet meer inloggen in de leeromgeving. 

b) Licentie van deelnemer is standaard niet verlengbaar

Je kunt ook instellen dat de licenties van deelnemers niet verlengbaar zijn. Na een jaar zullen alle uitvoeringen standaard op verlopen komen te staan.

Hergebruik het importbestand voor deelnemers die je toch nog een jaar toegang wilt geven. Importeer deze deelnemers opnieuw voor hun licentie verloopt en vul dan in de kolom Renewable 'yes' in. 

Kies je voor deze optie dan is het raadzaam om de originele importbestanden te bewaren. 

De jaarlicentie van een nieuwe deelnemer gaat pas lopen zodra hij met een learning journey start. Dus de datum waarop een deelnemer een account krijgt, hoeft niet de datum te zijn waarop de licentie een jaar later verlengd zal worden. 

Hoe en wanneer licenties verlengd worden, staat met tekst en beeld uitgelegd in Hoe beheer ik de licenties van de deelnemers?

Je kunt dit op twee manieren oplossen. 

b 1) Maak een rapportage

Haal in een rapportage de startdatum op van de uitvoering waarmee men als eerste gestart was. Reken er een jaar bij en je weet per deelnemer precies op welke datum de uitvoeringen op inactief gezet zullen worden. Volg onderstaande stappen in op de Rapportage pagina om de rapportage te genereren: 

  1. Type rapportage 
    Resultaten
  2. Kolommen
    Naam deelnemer, Startdatum van inschrijving
  3. Rijen groeperen
    Groepeer rijen gebaseerd op: Gebruiker
    Optioneel in combinatie met: Geen
    Kolommen combineren: Startdatum = Eerste
  4. Filteren
    Selecteer alle uitvoeringen
  5. Sorteren
    Optioneel in te stellen
b 2) Maak een korte learning journey waarvoor je alle deelnemers inschrijft en start

Met deze manier maak je de verloopdatum voorspelbaar. In deze introductie learning journey zou je een korte uitleg kunnen zetten van de leeromgeving en hoe deelnemers de catalogus kunnen gebruiken. 

In het importbestand van Stap 5b voeg je een kolom Course toe, om de deelnemer gelijk in te schrijven in de uitvoering, en StartCourse. Vul elke cel met 'yes' en de uitvoering zal direct geactiveerd worden. Precies een jaar later zal de deelnemerslicentie weer verlopen. 

Deelnemers schrijven zichzelf in via de catalogus

Deelnemers kunnen in de hoofdnavigatie klikken opom het cursusaanbod te zien. Met de knop Toevoegen kunnen ze zichzelf inschrijven in de learning journey en is hij onder Home terug te vinden. 

Deelnemers beëindigen en verwijderen de inschrijving

In de learning journey is de widget Inschrijving zichtbaar waar ze de inschrijving kunnen beëindigen. 

Vervolgens is de learning journey onder het kopje Beëindigd terug te vinden. Deelnemers hebben de mogelijkheid om tegels met een bepaalde status te tonen of te verbergen. In de tegel kunnen ze ook weer klikken op Starten of Verwijderen. 

Wanneer ze hem toch weer starten, kunnen ze weer verder gaan waar ze waren gebleven. 

Klikken ze op Verwijderen dan wordt ook alle voortgang verwijderd. Deelnemers hebben wel altijd nog de mogelijkheid om de tegel weer toe te voegen via de catalogus. Zij kunnen dan weer opnieuw starten met de cursus. 

Behaalde certificaten blijven wel altijd zichtbaar in het resultatenoverzicht, ook als deelnemers de inschrijving beëindigd of zelfs verwijderd hebben. Mochten ze de learning journey op een later moment weer starten, dan zal het certificaat nog steeds als behaald worden gezien.