○ Subbeheer

Scenario's

• Je maakt gebruik van meerdere subomgevingen en je wilt het beheer van de deelnemers gaan scheiden.
• Je wilt per subomgeving een eigen beheerder aanstellen die zijn eigen deelnemers en gebruikers beheert.

Subbeheer staat in de in de meeste leeromgevingen niet aan. Het aanzetten van deze functionaliteit heeft een grote invloed op het beheren van gebruikers in de leeromgeving en gaat altijd onder begeleiding van ons Customer Succes team. Daar zijn mogelijk kosten aan verbonden.

Als subbeheer aanstaat zul je als beheerder rechten moeten hebben voor de subomgeving die je gaat beheren. Wat gekoppeld is aan andere subomgevingen zul je niet kunnen zien.

Qua rechten is er een scheiding tussen een gebruiker die gekoppeld is aan een subomgeving en een gebruiker die rechten heeft om de concepten* die gekoppeld zijn aan een subomgeving zelf te beheren.

*Met concepten worden bijvoorbeeld templates, uitvoeringen, contentbibliotheken en groepen bedoeld.

Een gebruiker beheerdersrechten geven voor subomgeving(en)

Beheerders, omgevingsbeheerders en resellers kun je beheerdersrechten geven voor subomgeving(en). Dit zijn de rechten die je daarmee krijgt:

• Beheerder: Kan gebruikers aan een subomgeving koppelen en bepalen binnen welke subomgevingen concepten* wel of niet zichtbaar zijn.
• Omgevingsbeheerder: Kan de look&feel van een subomgeving instellen en de mailinhoud aanpassen.
• Reseller: Kan toegangscodegroepen aanmaken onder een subomgeving, de catalogus instellen en bestellingen beheren.

Ga naar de tab Gebruikers en dan de knop Rollen. Zorg dat daar de betreffende rollen zijn aangevinkt, klik op Update en ga dan naar de tabjes Beheerder, Reseller en Omgevingsbeheerder om de rechten te geven voor de subomgevingen.

Super-beheerders - Altijd gelinkt aan alle subomgevingen

Onder deze tabjes vind je ook een optie Altijd gelinkt aan alle subomgevingen, als je dat aanvinkt, maak je de gebruiker een super-beheerder, super-reseller of super-omgevingsbeheerder. Deze gebruikers hebben altijd automatisch toegang tot alle subomgevingen. Alleen super-beheerders kunnen een andere beheerder super-beheerder, super-reseller of super-omgevingsbeheerder maken. Om iemand super-omgevingsbeheerder te maken moet je zelf ook super-omgevingsbeheerder zijn. Alleen super-omgevingsbeheerders kunnen ook concepten zien die niet zijn gekoppeld aan zijn of haar subomgeving.

Een gebruiker aan een subomgeving linken

Als je een gebruiker aan een subomgeving koppelt, dan kan deze gebruiker beheerd worden door elke beheerder die rechten heeft tot die subomgeving. De beheerder kan gegevens van de gebruiker wijzigen en de inschrijvingen van de deelnemer beheren.
Je kunt dit koppelen door naar de tab Gebruikers te gaan. Daar staat een klein ketting-icoontje. Als je daarop klikt kun je zien onder welke subomgeving de gebruiker hangt. Je kunt er meer koppelen (mits je daar rechten toe hebt) door de betreffende gebruiker(s) aan te vinken en dan op de knop  te klikken. Selecteer daar de subomgeving(en) waaraan je de gebruiker wilt koppelen.

Hoe zit het met auteurs, ontwerpers en resellers?

Auteurs en ontwerpers hebben nog steeds toegang tot dezelfde contentbibliotheken waarvoor ze auteursrechten hebben en templates waarbij ze voor de contentbibliotheken ontwerpersrechten hebben. Wanneer je een contentbibliotheek aan een subomgeving koppelt, houdt dat alleen in dat beheerders van die subomgeving gebruikers van die subomgeving auteurs- en ontwerpersrechten voor de contentbibliotheek kunnen geven. Auteurs en ontwerpers hoeven dus niet aan dezelfde subomgevingen gekoppeld te zijn als de concepten waar ze toegang toe hebben.

Subomgevingen en rapportages

Als subbeheer aanstaat, kun je ook custom rapportages koppelen aan een subomgeving. Alleen beheerders die gelinkt zijn aan die subomgeving zullen de rapportage kunnen draaien.

In de rapportage kun je ook kolommen toevoegen die betrekking hebben op subbeheer waar je vervolgens data op kunt filteren in stap 4.

Nog wat meer te weten komen over subbeheer (en subomgevingen)? Volg dan de Mini Masterclass in onze Academy en klik op onderstaande link:

Mini Masterclass - Subenvironments (and submanagement)