1. Type selecteren

Hier selecteer je welke soort informatie je wilt gebruiken voor de rapportage, omdat niet alle gegevens gecombineerd kunnen worden. Gebruikers geeft toegang tot gebruikersgegevens, de rollen van de gebruiker en de sessiegegevens (bijvoorbeeld inlogtijden). Certificaten geeft toegang tot alle certificaten, inclusief datums en statussen, dit kan ook gecombineerd worden met gebruikersgegevens. Resultaten geeft toegang tot informatie over inschrijvingen, uitvoeringen, activiteiten, behaalde resultaten en ook de gebruikersgegevens.

2. Kolommen selecteren

Hier bepaal je welke informatie je wilt gebruiken voor het samenstellen van de rapportage. Als er achter één van de beschikbare soort gegevens een uitroepteken staat, kan de rapportage niet door een begeleider/mentor worden gedraaid. Dit geldt vooral voor gebruikersgegevens.

3. Rijen groeperen (optioneel)

Hier voeg je unieke informatie die op meerdere rijen voorkomt binnen een kolom (of combinatie van kolommen) samen op één rij. Je kunt kiezen uit welke kolom(men) je daar gegevens voor wilt gebruiken. In de andere kolommen blijven er dan gegevens over die niet zomaar met elkaar overeenkomen. Je kunt ervoor kiezen om dat niet te combineren, deze gegevens worden dan over meerdere kolommen verspreid. Je kunt er ook voor kiezen om die gegevens binnen één kolom te combineren. Als dit om getallen gaat, kun je ze bijvoorbeeld optellen of er een gemiddelde van tonen. Als het om tekst gaat, kan er bijvoorbeeld worden geteld hoeveel unieke gegevens er zijn, waar dan een aantal van wordt getoond. Je kunt er ook voor kiezen om gegevens juist te verbergen. In dat geval kun je ze nog wel gebruiken bij stap 4, maar worden ze niet in de rapportage zelf getoond.

4. Filteren (optioneel)

Hier kun je filters aangeven en bepalen welke zaken je wel of niet in de rapportage wil tonen. Wanneer je bij stap 1 voorResultaten hebt gekozen, kun je hier ook alvast aangeven om welke uitvoeringen het gaat. Als je daar niets invult, krijg je die optie bij het uitvoeren van de rapportage zelf.

Je kunt meerdere filters toevoegen en bepalen of álle filters moeten worden toegepast of dat het er minstens één moet zijn.

5. Sorteren (optioneel)

Hier bepaal je de volgorde van de rijen aan de hand van de gegevens in een kolom. Er wordt eerst naar de primaire sortering gekeken (de bovenste optie) en daarbinnen wordt dan op de secundaire keuze (de onderste optie) gesorteerd.