○ Tutorial: Maak een rapportage om de tijdsduur van deelnemers in uitvoeringen en activiteiten te bekijken
Scenario's
- Je wilt zien hoeveel tijd je deelnemers gemiddeld besteed hebben aan de uitvoering.
- Je hebt een geschatte tijdsindicatie toegevoegd aan de activiteiten in de learning journey. Door de gemiddelde tijdsduur op te halen per activiteit, kun je die schatting eenvoudig bijstellen.
Nodige rollen
Beheerder, begeleider
In deze tutorial gaan we als voorbeeld een rapportage maken om de tijdsduur van de totale uitvoering per deelnemer op te halen.
Klik op de tab .
A) Maak een standaard rapportage aan
Voor het gemak kun je beginnen met + standaard rapportage zodat er al een gedeelte van de instellingen voor je wordt klaargezet.
Je kunt kiezen uit:
- Tijdsduur - Per uitvoering gemiddelde uitvoerings- en activiteitsduur
- Tijdsduur - Per deelnemer totale uitvoerings- en activiteitsduur
Zodra je een keuze hebt gemaakt en op OK klikt is het rapportage aangemaakt en kom je gelijk terecht in stap 4 Filteren.
B) Klik op +Rapportage om een nieuwe aan te maken
Om alle stappen uit te leggen maken we in deze tutorial een nieuwe rapportage aan.
1) Type selecteren
Wanneer je een rapportage maakt op basis van tijdsregistratie, kies dan altijd voor Resultaten.
2) Kolommen selecteren
Voor de kolommen selecteren we de opties zoals in het screenshot te zien zijn. We willen de gegevens ophalen van een specifieke uitvoering, waarbij we per gebruiker willen weten hoelang ze over de uitvoering hebben gedaan.
3) Rijen groeperen
In deze stap kun je bepalen welke kolommen samen op één rij moeten komen.
Door de groepering van de rij te baseren op de Gebruiker zal elke rij in het rapportage beginnen met de Volledige naam van een deelnemer.
Wanneer je nog meer kolommen had geselecteerd in stap 2 die vallen onder Gebruiker, bijvoorbeeld Bedrijf, dan zal achter de naam van de deelnemer, dus in de tweede kolom, het Bedrijf getoond worden in het rapportage
Door de groepering te combineren met de Uitvoering zal de naam van de uitvoering per deelnemer in de tweede kolom zichtbaar worden.
Om de uitvoeringsduur zichtbaar te maken, kies je als laatste voor Kolommen combineren.
4) Filteren
In deze stap kun je alvast de uitvoeringen en/of deelnemersgroepen selecteren waarop je dit rapportage wilt baseren.
Door een filter toe te voegen, kun je filteren op specifieke gegevens. Voor als je bijvoorbeeld de tijdsduur wilt weten van een specifieke deelnemer.
5) Sorteren
Bepaal nu de volgorde van de rijen aan de hand van de gegevens in een kolom. Er wordt eerst naar de primaire sortering gekeken (de bovenste optie) en daarbinnen wordt dan op de secundaire keuze (de onderste optie) gesorteerd.
Zodra je alles naar wens hebt ingesteld, klik je op om het rapportage uit te draaien.
Wanneer je de gegevens ophaalt van meerdere uitvoeringen waar veel deelnemers voor zijn ingeschreven, kan het soms even duren voordat het rapportage geladen is.
6) Het rapportage bekijken
Het rapportage is af, wil je toch nog kolommen toevoegen? Klik dan op Aanpassen.
Door te Exporteren wordt er een .csv bestand waarmee je bijvoorbeeld in Excel verder aan de slag kunt met het rapportage en de gegevens.
Goed om te weten
- De tijd wordt gemeten sinds 22 december 2020. Alle tijd die hiervoor gespendeerd is, kan niet worden opgehaald.
- De uitvoeringsduur bestaat uit de tijd die deelnemers besteden aan activiteiten, MemoTrainingen en extra oefeningen. Het telt dus niet mee wanneer een deelnemer bijvoorbeeld in het activiteitenoverzicht kijkt, of zijn berichten bekijkt.
- Niet alle activiteiten (kunnen) worden gemeten. Dat gaat dan om certificaten en activiteiten die in een pop-up geopend worden. Door een pop-up kom je buiten het platform terecht waardoor we de tijdsduur niet kunnen meten. Een uitzondering hierop zijn SCORM activiteiten.
- Wanneer een beheerder inlogt als een deelnemer, en een activiteit start, wordt dit ook meegeteld in de tijdsduur. Omdat een beheerder de identiteit van de deelnemer aanneemt, is het niet mogelijk om hier onderscheid in te maken.
- Zowel de uitvoerings- als activiteitsduur is een groeiende waarde. Wanneer een deelnemer meer tijd spendeert, zal de duur ook stijgen. Hiermee kun je dus niet achterhalen wat de tijdsduur was op een bepaalde datum.
- De tijd wordt zo precies mogelijk gemeten. Er wordt bijvoorbeeld alleen gemeten wanneer de deelnemer zijn focus heeft op de browser/tabblad/applicatie waar aNewSpring werkt. Toch kan er altijd wat 'ruis' in tijd zitten op het moment dat een deelnemer een tabblad open laat staan terwijl diegene iets anders gaat doen. Maar ook wanneer een deelnemer tegelijkertijd werkt in de app en op de desktop, wordt de tijd dubbel geteld.
Voor dat laatste bieden we wel een (betaalde) oplossing. We kunnen de instelling aanzetten dat deelnemers niet twee keer op hetzelfde account kunnen inloggen. Vraag hiervoor naar de mogelijkheden bij het support team. - Op Apple devices die draaien op iOS 13 of lager, blijft de tijd lopen wanneer een deelnemer de telefoon vergrendelt zonder dat ze de activiteit hebben verlaten. Dit komt door de manier waarop iOS werkt.