Er is een bestaande koppeling tussen aNewSpring en AFAS. In dit artikel staan de mogelijkheden van deze koppeling beschreven. Wij stellen de AFAS-koppeling op maat in voor jullie leeromgeving.

Neem contact op met ons op voor meer informatie.

Hoe werkt het?

AFAS werkt met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Door middel van een GetConnector kan de koppeling vanuit aNewSpring (bijvoorbeeld) dagelijks gegevens van deelnemers ophalen uit AFAS en deze verwerken in aNewSpring.

Nadat een deelnemer in aNewSpring een activiteit en/of een cursus afsluitende activiteit afrondt, kunnen de resultaten van de activiteit geregistreerd worden in AFAS door middel van een UpdateConnector.

Hieronder vind je een globaal overzicht van de huidige mogelijkheden in de AFAS-koppeling.

Afhankelijk van jullie situatie (de opbouw/structuur in zowel aNewSpring als AFAS) kan het voorkomen dat bepaalde opties niet geschikt zijn. Als je geïnteresseerd bent in een koppeling en we deze inhoudelijk gaan bespreken, zullen we nagaan of de gewenste opties daadwerkelijk mogelijk zijn en zullen we ook aangeven welke gegevens wij daarvoor nodig hebben.

Mogelijkheden

GetConnector

  • Gebruikersbeheer
    Je kunt gebruikers laten synchroniseren met AFAS en op deze manier automatisch aanmaken of bijwerken in aNewspring:
    • Gebruikers aanmaken
      Gebruikers kunnen worden aangemaakt met de gegevens die voor de gebruiker in AFAS staan. Deze gegevens kunnen in de standaardvelden in aNewSpring worden gezet en eventueel in 5 custom velden.
      • Wachtwoord genereren en notificatie versturen met inloggegevens
        Als gebruikers direct in aNewSpring horen in te loggen met inloggegevens (dus geen Single Sign-On), dan kun je een mail laten versturen wanneer een nieuw account is aangemaakt.
      • Nieuw wachtwoord instellen forceren bij eerste keer inloggen
        Als er een wachtwoord wordt gegenereerd voor de gebruiker, kun je de gebruiker een eigen wachtwoord laten instellen bij de eerste keer inloggen.
    • Gebruikers bijwerken
      Als gebruikersgegevens worden gewijzigd in AFAS, kan dit automatisch worden overgenomen in aNewSpring, zodat deze up-to-date blijven.
    • Avatars uploaden
      Als een gebruiker wordt aangemaakt of bijgwerkt, kun je een avatar instellen.
    • Gebruikers archiveren/verwijderen
      Het kan voorkomen dat een gebruiker uit dienst is gegaan en vanaf een bepaalde datum geen toegang mag hebben. Als die datum beschikbaar is in AFAS, dan kunnen gebruikers automatisch worden gearchiveerd of verwijderd. Dit kan eventueel ook een bepaalde termijn na de uitdienstdatum zijn.
  • Inschrijvingen
    Je kunt gebruikers automatisch laten inschrijven voor de juiste (bestaande) uitvoeringen:
    • Gebruikers direct inschrijven voor uitvoering(en)
      Als je in aNewSpring geen gebruik maakt van deelnemersgroepen en de externe ID's van alle uitvoeringen in een of meerdere AFAS-attributen kunt plaatsen, dan zou je gebruikers automatisch kunnen laten inschrijven voor die bestaande uitvoeringen.
    • Gebruikers inschrijven door middel van deelnemersgroep
      In plaats van de vorige optie, kun je gebruikers automatisch in de juiste deelnemersgroep laten plaatsen. Dit gaat door middel van een extern IDen kan bijvoorbeeld op basis van afdeling. De deelnemersgroepen koppel je als beheerder aan de juiste uitvoeringen in aNewSpring en deelnemers worden dan automatisch voor die uitvoeringen ingeschreven.
      • Deelnemer uit groep halen bij wijziging van groep
        Als deze optie van toepassing is, wordt een deelnemer na een wijziging in AFAS verwijderd uit de huidige deelnemersgroep in aNewSpring en toegevoegd aan de juiste.
    • Notificatie versturen over inschrijvingen
      Er kunnen notificaties worden verstuurd over nieuwe inschrijvingen.
  • Begeleiders in groep plaatsen
    Als begeleiders ook in AFAS staan (en het uit de gegevens in AFAS duidelijk is dat deze gebruikers begeleiders zijn), kunnen begeleiders automatisch in de juiste begeleidersgroep worden geplaatst.
  • Observator in groep plaatsen
    Als observators ook in AFAS staan (en het uit de gegevens in AFAS duidelijk is dat deze gebruikers observators zijn), kunnen observators automatisch in de juiste observatorgroep worden geplaatst.
  • Subomgevingen
    Er zijn een paar mogelijkheden omtrent subomgevingen.
    • Gebruiker aan subomgeving koppelen (subbeheer)
      Als subbeheeris ingeschakeld voor je leeromgeving, kunje gebruikers aan de juiste subomgeving koppelen bij het aanmaken of bijwerken van de gebruiker.
      • Deelnemer ontkoppelen van subomgeving bij wijziging van subomgeving
        Als deze optie van toepassing is, wordt een deelnemer na een wijziging in AFAS ontkoppeld van de huidige subomgeving in aNewSpring en toegevoegd aan de juiste.
    • Subomgeving instellen voor inschrijving en notificaties
      Deze optie staat los van subbeheer.
      Als je leeromgeving meerdere subomgevingen heeft en je notificaties via de integratie wilt versturen, zorgt deze mogelijkheid ervoor dat de link in de notificatiemail naar de juiste subomgeving verwijst.

In dit document vind je twee fictieve voorbeelden van keuzes die gemaakt kunnen worden met betrekking tot de opties voor de GetConnector.

UpdateConnector

  • Resultaten naar AFAS sturen
    Gegevens zoals een score, resultaat (geslaagd/gezakt) of afrondingsdatum kunnen in AFAS worden opgeslagen.
    • Zodra een activiteit is afgerond
      In dit geval worden de gegevens naar AFAS gestuurd na elke activiteit die elke deelnemer heeft afgerond.
    • Zodra een uitvoering is afgerond
      In dit geval worden de gegevens alleen naar AFAS gestuurd wanneer een cursus afsluitende activiteit is afgerond. We kunnen de score ook meesturen als de activiteit geselecteerd is cursus eindcijfer baseren op.