○ Hoe werken licenties en hoe beheer ik de licenties van deelnemers?

Hoe werken licenties precies?

Als een (nieuwe) deelnemer wordt ingeschreven op een uitvoering, wordt er direct een licentie van het saldo afgeschreven.
De licentie wordt geactiveerd op het moment dat de deelnemer start met de uitvoering. Vanaf dat moment is de licentie van de deelnemer een jaar geldig.

In onderstaande video leggen we de basis van licenties uit:

Wanneer wordt een licentie gestart en verlengd?

Een licentie wordt gestart op het moment dat een deelnemer met de curusinschrijving begint. Vanaf dat moment is de licentie van de deelnemer één jaar geldig.

Als een deelnemer na het licentiejaar nog is ingeschreven op een of meerdere uitvoering(en) die niet de status 'Verlopen', maar 'Actief' of 'Nieuw' hebben dan zal een nieuwe licentie van het saldo worden afgeschreven om de toegang tot deze uitvoering(en) te behouden. De licentie kan alleen worden verlengd wanneer de optie 'Licentie is verlengbaar' aan staat. Hierover later meer. 

Het vernieuwen van een licentie wordt ook wel een renewal genoemd. Hieronder zie je een voorbeeld van de werking van (het verlengen van) een licentie:

In bovenstaande afbeelding zie je dat de deelnemer is ingeschreven voor Uitvoering A en B. Op dat moment wordt een licentie afgeschreven van het saldo en aan het account van de deelnemer gekoppeld. De inschrijvingen op Uitvoering A en B hebben nu nog de status 'Nieuw'.

De deelnemer start vervolgens met Uitvoering A. De status van deze inschrijving verandert van 'Nieuw' naar 'Actief'. Op dat moment wordt ook de licentie van de deelnemer geactiveerd en is de licentie nu een jaar geldig. Door de houdbaarheidsinstellingen van de uitvoering heeft de deelnemer een jaar toegang tot de uitvoering vanaf het moment van starten. Deze inschrijving valt dan precies binnen het licentiejaar.

Vervolgens start de deelnemer Uitvoering B op een later moment. De deelnemer heeft ook een jaar toegang tot deze uitvoering vanaf het moment dat de deelnemer is gestart. Dit betekent dat de licentie van de deelnemer na het eerste jaar moet worden verlengd, om zo de toegang tot Uitvoering B te kunnen behouden.

Licenties en verlengingen beheren

Via de Beheer gebruikerslicenties pagina kun je de licenties en verlengingen van deelnemers beheren. Ga naar de pagina en klik op de knop Beheer Gebruikerslicenties.

Op deze pagina zie je alle deelnemers waarvan de licentie potentieel verlengd gaat worden vóór de datum die rechts bovenaan bij het filter staat ingesteld.

In onderstaand voorbeeld is het filter van de verlengdatum ingesteld op 01-10-2019. Hiermee zie je alle deelnemers waarvan de licentie verlengd moet gaan worden voor 01-10-2019. Je kunt de datum zover vooruit schuiven als je wilt.

Hieronder lees je welke informatie je in de kolommen van het overzicht terugvindt. 

Licentiedatum

In deze kolom zie je achter de naam van de deelnemer de datum waarop de licentie voor de deelnemer is afgeschreven van het licentiesaldo. Dat gebeurt op het moment dat een deelnemer voor de eerste keer ingeschreven wordt voor een uitvoering.

De datum in deze kolom verandert op het moment dat er een renewal (verlenging van de licentie) wordt afgeschreven voor de deelnemer.

Voorbeeld: De licentie van Wessel Verboom is op 11 mei 2018 verlengd en als er op 11 mei 2019 nog een actieve of nieuwe inschrijving is, zal er weer opnieuw een licentie worden afgeschreven. In de kolom Licentiedatum zal na de verlenging '11 mei 2019' komen te staan. 

Verlengdatum

De datum in deze kolom is gebaseerd op de datum dat de licentie voor het eerst is geactiveerd en toont de datum waarop de licentie mogelijk verlengd moet worden.
Het activeren van de licentie gebeurt op het moment dat de deelnemer start met een inschrijving. Nadat de deelnemer de licentie heeft geactiveerd, kan het account van deze deelnemer ook terugkomen in deze lijst van licenties.

Als beheerder heb je ook de mogelijkheid om de inschrijving handmatig te activeren.

Voorbeeld: Bij Mandy Vos staat er niets bij 'Laatste login' ingevuld. Ook al heeft zij nooit ingelogd in de omgeving en niets in de omgeving gedaan, is er na een jaar toch nog een actieve inschrijving gevonden waardoor een extra licentie is afgeschreven op 7 oktober 2017.

Aantal licenties

Deze kolom geeft aan hoeveel licenties er al voor deze deelnemer zijn afgeschreven van het saldo.

Verlengbaar

In deze kolom zie je of de licentie van de deelnemer automatisch mag worden verlengd. Als het schuifje aan staat, betekent dit dat licentie na een jaar automatisch mag worden verlengd. Staat het schuifje uit, dan wordt de licentie niet automatisch verlengd.

Als de deelnemer na een jaar nog een nieuwe of actieve inschrijving heeft, zal de licentie automatisch worden verlengd als het schuifje aan staat en dus is aangegeven dat de licentie automatisch mag worden verlengd.

Je kunt dit voorkomen door het schuifje te gebruiken of door deelnemers aan te vinken en te klikken op de knop Niet verlengbaar. Hiermee stel je in dat de licentie voor deze deelnemers niet verlengbaar is. In dat geval zal er geen renewal worden gerekend, maar zullen alle actieve (en nieuwe) inschrijvingen op 'Verlopen' komen te staan op het moment dat de licentie verlengd had moeten worden.  

Mocht je de licentie van de deelnemer daarna alsnog willen verlengen, dan kun je Verlengbaar weer aanzetten en de inschrijvingen opnieuw activeren.

Heeft de deelnemer verlopen inschrijvingen met een einddatum in de toekomst? Dan kan het zijn dat de deelnemer geen geldige licentie meer heeft en de licentie op Niet verlengbaar staat. In onderstaand artikel lees je meer over hoe je de licentie voor deze deelnemer verlengt en de inschrijvingen weer activeert:

○ De cursusinschrijving van een deelnemer heeft de status 'Verlopen', maar de einddatum van de uitvoering ligt in de toekomst

Laatste login

In deze kolom zie je de datum waarop de deelnemer voor het laatst ingelogd is geweest. Zo kun je makkelijker bepalen of een deelnemer recent nog actief is geweest en of je een deelnemer laat verlengen of niet.

In deze video leggen we meer uit over licentiedata:

De Beheer gebruikerslicenties pagina exporteren

Via de Exporteren knop op de Beheer gebruikerslicenties pagina kun je het overzicht van deze pagina exporteren als een .csv bestand en in een extern programma verder bewerken en bekijken.

De data die in het exportbestand meekomt, hangt af van de filters die je instelt op de pagina. Er wordt gekeken naar de twee volgende instellingen:

• De ingestelde datum bij 'Verlengdatum voor';
• Het ingestelde filter bij 'Verlengbaar'/'Niet verlengbaar'

In het .csv bestand vind je dezelfde informatie terug als in de tabel op de Beheer gebruikerslicenties pagina, met een aantal extra kolommen met persoonlijke gegevens van de deelnemer.

Wordt voor alle deelnemers in dit overzicht de licentie verlengd?

Nee, dat is niet per se het geval. Een licentie van een deelnemer wordt na een jaar niet verlengd wanneer:

• Het vinkje/schuifje uit staat bij 'Licentie is verlengbaar';
• De eerste licentie van de deelnemer nog niet is geactiveerd;
• De deelnemer op het moment van verlengen geen cursusinschrijvingen heeft met de status 'Nieuw' en/of 'Actief'.

De licentie mag en kan na een jaar wel worden verlengd wanneer:

• Het vinkje/schuifje aan staat bij 'Licentie is verlengbaar';
• De huidige licentie van de deelnemer is geactiveerd doordat dat deelnemer is gestart in één of meerdere uitvoeringen;
• De deelnemer heeft op het moment van verlengen cursusinschrijving met de status 'Nieuw' en/of 'Actief'.

De standaard houdbaarheidsinstelling van een uitvoering is dat deze een jaar toegankelijk is voor deelnemers vanaf de start van de deelnemer. Als je een deelnemer inschrijft voor één uitvoering met deze houdbaarheidsinstelling, zal nooit een nieuwe licentie worden afgeschreven ook al staat het vinkje aan bij 'Licentie is verlengbaar'. De inschrijving op de uitvoering verloopt dan precies binnen het licentiejaar.

In deze video leggen we ook uit wanneer een licentie verlengd zal worden:

Je kunt deelnemers ook archiveren als zij niet meer actief gebruik maken van de leeromgeving maar je het account en de behaalde resultaten wel wil bewaren. Voor gearchiveerde deelnemers wordt nooit een licentie afgeschreven.

Lees hier meer over het archiveren van deelnemers:

○ Wanneer heeft een gebruiker de status actief, inactief of gearchiveerd?

Wanneer kan ik verlengingen van de licenties (renewals) verwachten?

• Als een uitvoering langer dan een jaar geldig is;
• Als je deelnemers inschrijft voor meerdere uitvoeringen waarvan de startdatum en/of einddatum niet gelijk is en binnen één licentiejaar vallen;
• Als je deelnemers inschrijft voor meerdere uitvoeringen maar de deelnemer niet alle inschrijvingen start en er op het moment van verlengen nog een inschrijving is met de status 'Nieuw'.

Als je wilt, kun je iedere eerste dag van de maand een overzicht krijgen in Excel met een overzicht van alle deelnemers waarvan de komende twee maanden een verlenging van de licentie (renewal) wordt afgeschreven. Mocht je dit graag willen, stuur ons support team dan het e-mailadres waarop je dit overzicht wilt ontvangen.

Als er geen renewals afgeschreven gaan worden, zal de e-mail met dit overzicht niet worden verstuurd.

Gerelateerde artikelen

○ Veelgestelde vragen over licenties
Hier vind je meer informatie over licenties. 

○ Uitvoeringsinstellingen - Tab: Instellingen
Hier lees je meer over het aanpassen van de houdbaarheidsinstellingen van de uitvoering.
Een uitvoering is standaard een jaar toegankelijk voor deelnemers (net zo lang als een licentie), maar dit kun je ook aanpassen.

○ Uitvoeringsinstellingen - Tab: Deelnemers
Hier lees je meer over het handmatig starten van een uitvoering voor de deelnemer, zodat de status van de inschrijving wijzigt van 'Nieuw' naar 'Actief'.

○ De cursusinschrijving van een deelnemer heeft de status 'Verlopen', maar de einddatum van de uitvoering ligt in de toekomst
Dit artikel geeft een uitleg wat je moet doen wanneer de inschrijvingen van een deelnemer allemaal op Verlopen staan maar de einddatum van deze inschrijvingen in de toekomst ligt.