Scenario's

  • Je wilt nieuwe gebruikers die deelnemer, begeleider of een andere rol moeten krijgen makkelijk in één keer toevoegen.
  • Er zijn veel nieuwe deelnemers die je tegelijk wilt inschrijven voor een uitvoering.
  • Je wilt gebruikersgegevens van bestaande deelnemers toevoegen of weghalen.
  • Je hebt veel nieuwe gebruikers die een account moeten krijgen in aNewSpring.

Welke rol heb je nodig?

Beheerder


Klik via de tab Gebruikers op Importeer gebruikers.

https://cdn.elev.io/file/uploads/xl68RQ1IpGLEVwod5WjYWiaDhnCGwfTHcPEaKCpKNUI/IejAxKF5o7ucXFJJgK6WVU1wCZGb6ftN3aED3GBz53Y/NL01-fR8.png


1) Kies het .csv bestand

Hoe je deze moet invullen vind je in het artikel Gebruikers importeren - Het .csv bestand vullen.


2) Stel de juiste codering in

Als je het importbestand vanaf een windows computer hebt gemaakt in Excel, zal de codering 'windows-1252' zijn.

Als je op een Mac werkt of via 'Gebruikers' een export hebt gemaakt van deelnemers en deze weer wilt importeren, moet je kiezen voor de UTF8-codering.


3) Kies het scheidingsteken

De cellen in je bestand worden gescheiden door een komma (,) of een puntkomma (;). Op Apple computers, in Windows 8 of in Windows in Engelstalige en de meeste Aziatische landen worden de kolommen gescheiden door komma's. In andere gevallen (zoals t/m Windows 7 op een Nederlandse computer), worden de cellen in Excel gescheiden door een puntkomma(;). Mocht je twijfelen, dan zou je het bestand kunnen openen in Kladblok en daar kunnen kijken.

Zie je een Foutcode 'null' bij het importeren, pas dan het scheidingsteken aan en probeer het opnieuw.

https://cdn.elev.io/file/uploads/xl68RQ1IpGLEVwod5WjYWiaDhnCGwfTHcPEaKCpKNUI/YHRQL8t4-pZD050th1IjlZ_MI7Klt_Rz9IrosY11gUE/NL02-8ME.png


4) Vink de juiste opties aan/uit

Bestaande gebruiker overschrijven

Kies deze optie als je

  • reeds bestaande deelnemers wilt inschrijven voor een nieuwe uitvoering,
  • gebruikersgegevens wilt toevoegen / weghalen van bestaande deelnemers, zie ook het vinkje Negeer lege velden bij updaten.

Het overschrijven heeft geen invloed op reeds bestaande inschrijvingen of behaalde resultaten.


Deelnemers notificatie sturen van nieuwe inschrijving
Verstuur inloggegevens

Voor beide opties is het heel belangrijk dat je in de juiste subomgeving bent ingelogd. De link in de notificaties verwijst namelijk naar de URL waar jij op dat moment ook bent ingelogd.

Het eerste vinkje zal alleen werken als de kolom 'Course' ingevuld is in het .csv bestand.

Dit zijn standaard notificaties die door het systeem worden verstuurd, maar die je wel kunt aanpassen als je de rol 'Omgevingsbeheerder' hebt. Zie ook het artikel Notificatiemails aanpassen, het gaat dan om 'Account aangemaakt' en 'Nieuwe inschrijving'.

Als je nieuwe deelnemers gaat importeren en gelijk gaat inschrijven, kun je ook overwegen om alleen de inloggegevens te versturen. Anders krijgen ze twee mails in hun inbox.

Let op: Beide notificaties kunnen alleen verstuurd worden op het moment van het importeren. Het is niet mogelijk om later nog een 'Account aangemaakt' of 'Nieuwe inschrijving' notificatie te versturen.

Negeer lege velden bij updaten

Dit vinkje is vooral relevant als je ook gaat voor Bestaande gebruiker overschrijven. Als je voor de tweede keer deelnemers wilt inschrijven voor een andere uitvoering en je de rest van de kolommen leeg laat, bijvoorbeeld de adresgegevens die al wel ingevuld zijn bij het account van de deelnemer, moet je dit vinkje aanzetten. Als je dat niet doet, zullen die velden leeggemaakt worden.

Als je juist accountgegevens wilt wissen, moet je het vinkje uitzetten. De lege velden in het .csv bestand worden dan niet genegeerd en zullen worden leeggemaakt in het account van de deelnemer.


Wachtwoord genereren

Bij het aanmaken van een account kun je de kolom 'Password' leeg laten en dit vinkje aanvinken om het systeem een wachtwoord te laten genereren. Let er dan wel op dat je ook het vinkje Verstuur inloggegevens aan hebt staan, zodat deelnemers dit wachtwoord ontvangen in hun mailbox.


Wachtwoord aanpassen voor bestaande gebruikers

Deze kan in combinatie met Wachtwoord genereren en Verstuur inloggegevens worden aangezet. In dat geval wordt de notificatie 'Inloggegevens nogmaals versturen' verstuurd. Ook deze notificatietekst is aan te passen door de omgevingsbeheerder.


Enkele tips

Fouten bij het importeren

Over het algemeen geven we duidelijk aan wat er mis is, bijvoorbeeld 'Uitvoering bestaat niet', 'Geen voornaam aanwezig', etc.

Aan de hand van onderstaand lijstje kun je in het .csv bestand speuren naar de fouten:

  • Controleer of er spaties achter kolomnamen en/of ingevoerde data staan.
  • Controleer de spelling van de kolomnamen, die moet exact hetzelfde zijn zoals beschreven in de instructies.
  • Controleer de spelling van de naam van de uitvoering.
  • Soms wordt de kolom 'Login' verward met 'Email'. Het is echter heel belangrijk dat je het e-mailadres van de gebruikers invult onder de 'Login' kolom.

Veel gebruikers tegelijk importeren

Het is geen probleem om een grote hoeveelheid gebruikers, bijvoorbeeld > 5000 tegelijk te importeren. Houdt er wel rekening mee dat het wat langer kan duren.

Zorg dat je genoeg licenties hebt

Dit kun je als omgevingsbeheerder controleren onder de tab Instellingen.