★ Gebruikers importeren
Scenario's
- Je wilt nieuwe gebruikers die deelnemer, begeleider of een andere rol moeten krijgen makkelijk in één keer toevoegen.
- Er zijn veel nieuwe deelnemers die je tegelijk wilt inschrijven voor een uitvoering.
- Je wilt gebruikersgegevens van bestaande deelnemers toevoegen of weghalen.
- Je hebt veel nieuwe gebruikers die een account moeten krijgen in aNewSpring.
Welke rol heb je nodig?
Beheerder
Wanneer je gebruik maakt van subomgevingen, dan is het heel belangrijk dat je in de subomgeving bent ingelogd waar je de deelnemers voor wilt inschrijven. Zodra je deelnemers gaat inschrijven en je stuurt hen via de leeromgeving een notificatie met inloggegevens, dan zal de URL in de mail staan van de omgeving waar jij op dat moment bent ingelogd.
Klik via de tab Gebruikers op het driehoekje bij de knop +Gebruiker om Importeer gebruikers te zien.
1) Kies het .csv bestand
Hoe je het bestand moet invullen vind je in het artikel Gebruikers importeren - Het CSV-bestand vullen.
2) Stel de juiste codering in
Als je het importbestand vanaf een windows computer hebt gemaakt in Excel, zal de codering 'windows-1252' zijn.
Als je op een Mac werkt of via 'Gebruikers' een export hebt gemaakt van deelnemers en deze weer wilt importeren, moet je kiezen voor de UTF8-codering.
3) Kies het scheidingsteken
De cellen in je bestand worden gescheiden door een komma (,) of een puntkomma (;). Op Apple computers, in Windows 8 of in Windows in Engelstalige en de meeste Aziatische landen worden de kolommen gescheiden door komma's. In andere gevallen (zoals t/m Windows 7 op een Nederlandse computer), worden de cellen in Excel gescheiden door een puntkomma(;). Mocht je twijfelen, dan zou je het bestand kunnen openen in Kladblok en daar kunnen kijken.
Zie je een Foutcode 'null' bij het importeren, pas dan het scheidingsteken aan en probeer het opnieuw.
4) Stel de tijdzone in
Alle deelnemers in het bestand zullen de tijdzone krijgen die je instelt in het dropdownmenu. Standaard is dat de tijdzone van de omgeving. Dit heeft invloed op de tijden die ze zien in bijvoorbeeld de agenda of bij events. Heb je deelnemers uit meerdere tijdzones? Maak dan per tijdzone een importbestand.
5) Vink de juiste opties aan/uit
Bestaande gebruiker overschrijven
Kies deze optie als je
- reeds bestaande deelnemers wilt inschrijven voor een nieuwe uitvoering,
- gebruikersgegevens wilt toevoegen / weghalen van bestaande deelnemers, zie ook het vinkje Negeer lege velden bij updaten.
Het overschrijven heeft geen invloed op reeds bestaande inschrijvingen of behaalde resultaten.
Deelnemers notificatie sturen van nieuwe inschrijving
Verstuur inloggegevens
Voor beide opties is het heel belangrijk dat je in de juiste subomgeving bent ingelogd. De link in de notificaties verwijst namelijk naar de URL waar jij op dat moment ook bent ingelogd.
Het optie 'Deelnemers notificatie sturen van nieuwe inschrijving' zal alleen werken als de kolom 'Course' of 'BundleCourse' ingevuld is in het .csv bestand.
Dit zijn standaard notificaties die door het systeem worden verstuurd, maar die je wel kunt aanpassen als je de rol 'Omgevingsbeheerder' hebt. Zie ook het artikel Notificatiemails aanpassen, het gaat dan om 'Account aangemaakt' en 'Nieuwe inschrijving'.
Als je nieuwe deelnemers gaat importeren en gelijk gaat inschrijven, kun je ook overwegen om alleen de inloggegevens te versturen. Anders krijgen ze twee mails in hun inbox.
Let op: Beide notificaties kunnen alleen verstuurd worden op het moment van het importeren. Het is niet mogelijk om later nog een 'Account aangemaakt' of 'Nieuwe inschrijving' notificatie te versturen.
Negeer lege velden bij updaten
Dit vinkje is vooral relevant als je ook gaat voor Bestaande gebruiker overschrijven. Als je voor de tweede keer deelnemers wilt inschrijven voor een andere uitvoering en je de rest van de kolommen leeg laat, bijvoorbeeld de adresgegevens die al wel ingevuld zijn bij het account van de deelnemer, moet je dit vinkje aanzetten. Als je dat niet doet, zullen die velden leeggemaakt worden.
Als je juist accountgegevens wilt wissen, moet je het vinkje uitzetten. De lege velden in het .csv bestand worden dan niet genegeerd en zullen worden leeggemaakt in het account van de deelnemer.
Wachtwoord genereren
Bij het aanmaken van een account kun je de kolom 'Password' leeg laten en dit vinkje aanvinken om het systeem een wachtwoord te laten genereren. Let er dan wel op dat je ook het vinkje Verstuur inloggegevens aan hebt staan, zodat deelnemers dit wachtwoord ontvangen in hun mailbox.
Wachtwoord aanpassen voor bestaande gebruikers
Deze kan in combinatie met Wachtwoord genereren en Verstuur inloggegevens worden aangezet. In dat geval wordt de notificatie 'Inloggegevens nogmaals versturen' verstuurd. Ook deze notificatietekst is aan te passen door de omgevingsbeheerder.
Enkele tips
Fouten bij het importeren
Over het algemeen geven we duidelijk aan wat er mis is, bijvoorbeeld 'Uitvoering bestaat niet', 'Geen voornaam aanwezig', etc.
Aan de hand van onderstaand lijstje kun je in het .csv bestand speuren naar de fouten:
- Controleer of er spaties achter kolomnamen en/of ingevoerde data staan.
- Controleer de spelling van de kolomnamen, die moet exact hetzelfde zijn zoals beschreven in de instructies.
- Controleer de spelling van de naam van de uitvoering.
- Soms wordt de kolom 'Login' verward met 'Email'. Het is echter heel belangrijk dat je het e-mailadres van de gebruikers invult onder de 'Login' kolom.
Veel gebruikers tegelijk importeren
Het is geen probleem om een grote hoeveelheid gebruikers, bijvoorbeeld > 5000 tegelijk te importeren. Houdt er wel rekening mee dat het wat langer kan duren.
Zorg dat je genoeg licenties hebt
Dit kun je als omgevingsbeheerder controleren onder de tab Instellingen.