Het inschrijven van deelnemers kan op verschillende manieren, maar het begint allemaal bij het publiceren van het template. Bekijk het stappenplan hieronder hoe je deelnemers inschrijft.

1. Publiceer je template

Voordat je kunt beginnen met het inschrijven van de deelnemers, moet je template eerst gepubliceerd zijn. Let op: Wanneer het template is gepubliceerd, kunnen sommige zaken niet meer gewijzigd worden.

Lees hieronder hoe je je template kunt publiceren:

○ Template publiceren

2. Maak een uitvoering aan

Om deelnemers in te kunnen schrijven, moet een uitvoering worden aangemaakt. 

○ Uitvoeringen aanmaken bij een gepubliceerd template

Bij het aanmaken van een nieuwe uitvoering zie je ook de optie 'Selecteer deelnemersgroep'. Dit is niet verplicht en is gelinkt aan een specifieke manier van inschrijven. Gebruik groepen alleen wanneer dat voor jou van toepassing is.

3. Schrijf deelnemers in

Wanneer je een uitvoering hebt, kun je je deelnemers inschrijven. Hier zijn verschillende methoden voor. Bij elke methode kun je ervoor kiezen om de deelnemers een notificatie te versturen over de nieuwe inschrijving:

  • Maak handmatig een account aan voor de deelnemers en schrijf ze vervolgens in op de uitvoering.
    ○ Handmatig accounts aanmaken voor nieuwe gebruikers

    Na het aanmaken van het account kun je de deelnemer via de tab Deelnemer inschrijven op een uitvoering via de knop Selecteer inschrijving.

    Je kunt de deelnemer ook via de uitvoering inschrijven. Ga hiervoor naar de tab Deelnemers en klik op Selecteer deelnemer.

  • Wanneer de deelnemer nog geen account heeft, kun je het account voor de deelnemer ook aanmaken via de tab Deelnemers in de uitvoering. Na het aanmaken van de deelnemer wordt de deelnemer ook direct op de uitvoering ingeschreven. Klik hiervoor op +Deelnemer.

  • Importeer de deelnemers door middel van een Excel bestand en schrijf ze direct voor de uitvoering in:

    ★ Gebruikers importeren

    Om de deelnemers direct bij het importeren in te schrijven op ene uitvoering, is het belangrijk dat de kolom 'Course' is ingevuld in het importbestand.

  • Gebruik toegangscodes om deelnemers zichzelf in te laten schrijven voor de uitvoering. Nadat de deelnemer een toegangscode heeft verzilverd en alle benodigde gegevens heeft ingevuld, krijgt hij een e-mail om het account te activeren. De link in deze mail blijft 48 uur geldig. Als het account niet binnen deze 48 uur wordt geactiveerd, kan de toegangscode daarna opnieuw worden gebruikt om een account aan te maken.

    Zorg ervoor dat het toegangscodeveld zichtbaar is op het inlogscherm. Deze kun je als Omgevingsbeheerder inschakelen op de Instellingen pagina. Ga hiervoor naar Geavanceerde instellingen en vink Beschikbaar in uitgelogde staat aan achter toegangscode.

    ○ Toegangscodes aanmaken

  • Schrijf de deelnemers in via deelnemersgroepen. In sommige gevallen kan een deelnemersgroep de uitkomst bieden voor het inschrijven van deelnemers, bijvoorbeeld wanneer je steeds dezelfde deelnemers wilt inschrijven of wanneer het om een klas gaat.

    ○ Deelnemersgroepen aanmaken en beheren

  • Schrijf de deelnemers in via bundels. Door het gebruik van bundels kun je deelnemers in één keer voor een bundel gerelateerde uitvoeringen inschrijven. 

    ○ Het bundelen van learning journeys

  • Schrijf deelnemers in via een koppeling door middel van de API. 

    ○ API calls - Inschrijvingen

Wanneer je gebruik maakt van subomgevingen, dan is het heel belangrijk dat je in de subomgeving bent ingelogd waar je de deelnemers voor wilt inschrijven. 
Zodra je deelnemers gaat inschrijven en je stuurt hen via de leeromgeving een notificatie met inloggegevens, dan zal de URL in de mail staan van de (sub)omgeving waar jij op dat moment bent ingelogd.

Licenties

Wanneer je deelnemers inschrijft heb je licenties nodig. Wanneer je de melding 'Er is niet genoeg saldo om de inschrijving te voltooien' krijgt, zijn er onvoldoende licenties beschikbaar om de inschrijvingen te voltooien. In dit geval kun je contact opnemen met de omgevingsbeheerder van het platform. De omgevingsbeheerder kan op de tab Instellingen direct nieuwe licenties inkopen. Het is ook mogelijk contact met ons op te nemen wanneer je nieuwe licenties wilt hebben, bijvoorbeeld wanneer je middels factuur wilt betalen.

In deze video uit ons Success Framework leggen we ook uit hoe je deelnemers kan inschrijven voor een uitvoering: