○ Uitvoeringsinstellingen - Tab: Deelnemers
Ga naar de tab en klap de template open. Klik dan bij de uitvoering op Deelnemers.
Welke rol heb je nodig?
Beheerder of reseller
Welke acties kun je hier uitvoeren?
- Deelnemers inschrijven
- Deelnemersgroepen toevoegen
- Deelnemers in een deelnemersgroep zetten
- De status van inschrijvingen bekijken en aanpassen
- Inschrijving verlengen
a) Deelnemers inschrijven
Voeg via de knop + Deelnemer handmatig een nieuwe deelnemer toe aan de omgeving en schrijf hem direct in voor de uitvoering. Houd er rekening mee dat er ook een licentie van je saldo kan worden afgeschreven.
Als de deelnemers al een account hebben in de leeromgeving, kun je klikken op de knop Selecteer deelnemer.
b) Deelnemersgroepen toevoegen
Klik op Selecteer groep om één of meerdere deelnemersgroepen toe te voegen aan de uitvoering. De deelnemers in de groep zullen direct worden ingeschreven.
Zet een vinkje bij 'Stuur de deelnemers een e-mail notificatie over deze inschrijving' als je alle deelnemers in de groep op de hoogte wil brengen van deze inschrijving.
Als een deelnemersgroep eenmaal gekoppeld is aan een uitvoering, kan dit niet meer worden teruggedraaid. Via de tab Gebruikers --> Groepen kunnen deelnemers wel uit een deelnemersgroep worden gehaald.
c) Deelnemers in een deelnemersgroep zetten
Zijn de scenario's om te werken met deelnemersgroepen niet van toepassing voor jou? Dan kan het nog handig zijn om de deelnemers in een groep te zetten. Als je bijvoorbeeld een rapportage wil maken die gebaseerd is op 'Gebruikers'. Hierin kun je alleen filteren op deelnemers uit een groep.
Wil je alle deelnemers in de uitvoering toevoegen aan de groep? Zet dan de weergave rechts onderin het scherm op een hoger aantal.
Vink daarna alle deelnemers aan en klik op de knop Plaats in groep.
Je kunt ze dan toevoegen aan een bestaande of nieuwe groep.
Wanneer je deelnemers toevoegt aan een bestaande groep, zullen ze ook worden ingeschreven in de uitvoeringen die gekoppeld zijn aan die deelnemersgroep.
d) De status van inschrijvingen bekijken en aanpassen
Een uitvoering kan verschillende statussen hebben:
Nieuw
Een deelnemers is ingeschreven voor de uitvoering, maar nog niet gestart.
Als onder de tab 'Instellingen' bij de houdbaarheidsinstellingen staat ingesteld dat de uitvoering voor de deelnemer niet meer te gebruiken is na 1 jaar, dan gaat dit jaar pas in zodra de deelnemer met de learning journey start.
Gestart
Deelnemers zijn begonnen met de learning journey. Vanaf nu kunnen ze ook notificaties ontvangen van gebeurtenissen binnen de Learning Journey.
Je kunt deelnemers met een nieuwstatus handmatig starten. Vink ze aan en klik op .
De licentie voor nieuwe deelnemers gaat pas lopen zodra hun eerste uitvoering is gestart.
Verlopen
Wanneer de vervaldatum van een inschrijving verloopt, krijgt de uitvoering de status verlopen. Deelnemers zien de verlopen uitvoering nog onder 'Home' staan bij de verlopen uitvoeringen. De learning journey is niet meer in te zien, maar het resultatenoverzicht blijft wel altijd toegankelijk.
Wil je een deelnemer helemaal verwijderen uit de uitvoering om ook voortgang te wissen? Klik dan op de naam van de deelnemer om naar zijn account te gaan. Ga dan naar het tabje Deelnemer en verwijder de uitvoering met behulp van het prullenbakje.
Beëindigd
Je kunt een uitvoering ook handmatig op 'Verlopen' zetten voor deelnemers voor de verloopdatum is aangebroken. Vink de deelnemer aan en klik op de knop .
Een uitvoering verwijderen is alleen mogelijk wanneer alle deelnemers een 'Verlopen' of 'Beëindigd' status hebben.
Deelnemers met een nieuwstatus moeten eerst gestart worden alvorens je de inschrijving kunt beëindigen.